Am besten vor (manchmal aber auch während) einer Produktionsphase sind Vereinbarungen notwendig. Sie als Auftraggeber möchten zum Beispiel eine ganz spezielle Farbe der Fonts in Ihrem Video oder visuelle Unterlegungen. Eventuell muss für Sie etwas ganz speziell aufgenommen werden, zum Beispiel das Logo auf dem Firmengebäude. Manchmal haben Absprachen Auswirkungen auf das Budget oder den Projektplan. Absprachen während der Produktion können auch den Charakter eines engl. “change request” haben. Der Übersicht halber werden die Absprachen den 4 Projektphasen zugeordnet: Vorproduktion, Produktion, Postproduktion und Distribution.

Absprachen sind Vereinbarungen vor Beginn einer Projektphase. Absprachen während der Projektphase bezeichnet man als engl. “Change Request”. Absprachen sind nicht immer kostenpflichtig, sollten jedoch schriftlich fixiert werden.

Die Aufwände, die zur Realisierung der Absprachen notwendig sind, werden pauschal auf Stundenbasis abgerechnet. Der Stundensatz berücksichtigt die Studiokosten bzw. Equipmentkosten.

Sollten Aufwände wegen eines ”Change Requests” durchgeführt werden müssen, dann muss ein Häkchen bei ”Change Request” gesetzt werden.

Beim Feld ”Referenz” erfolgt ein Bezug zu dem Dokument (bzw. der Position) auf die sich die Aufwände beziehen.